Outlook Backup Toolbox – das Sicherungstool von Microsoft Outlook

Schritt 1. Wählen Sie die Daten, die Sie sichern möchten

Das Klicken auf die Schaltfläche Backup (Sicherung) führt zum ersten Bildschirm des Sicherungs-Assistenten. Dieser Bildschirm enthält eine baumähnliche Struktur Ihres Outlook-Profils mit Datendateien (*.pst) und Kontoeinstellungen (POP3, IMAP, HTTP, usw.). Das Programm gibt Ihnen die Möglichkeit, Daten und Kontoeinstellungen unabhängig voneinander zu sichern und wiederherzustellen, was für Teilsicherungen sehr gelegen kommt. Die Elemente, die in die Sicherungsdatei eingeschlossen werden sollen, können markiert werden, oder die Markierung kann auch aufgehoben werden. Wenn Sie alle verfügbaren Outlook-Daten und Einstellungen einschließen möchten, lassen Sie alle Kästchen markiert und klicken Sie auf Next (Weiter), um fortzufahren.

Schritt 2. Wählen Sie eine Zieldatei, in die die gesicherten Daten gespeichert werden sollen

Hier definieren Sie den Namen und den Speicherort der Ausgabesicherungsdatei. Um das zu machen, müssen Sie entweder den Pfad und den Dateinamen im Eingabefeld eingeben, oder das Standard-Dialogfeld Save File (Datei speichern) benutzen. Wenn das gemacht ist, klicken Sie auf Next (Weiter), um zum nächsten Schritt weiterzugehen.

Schritt 3. Setzen Sie die Backup-Parameter

Bildschirm gibt Ihnen die Möglichkeit, zusätzliche Sicherungsoptionen auszuwählen, und nämlich:

• Start mode (Startmodus): [Run Immediately | Add to Scheduled Tasks] (Sofort ausführen | Zu den Geplanten Aufgaben hinzufügen)
• Diese Option definiert, ob die Sicherung nur einmal ausgeführt wird, oder ob sie zur Liste der geplanten Systemaufgaben hinzugefügt wird. Wenn die letzte Option ausgewählt wurde, das Klicken auf die Schaltfläche Next (Weiter) führt Sie zu einem Standard-Dialogfeld New Task (Neue Aufgabe). Die meisten von seinen Feldern sind schon vorausgefüllt, also das einzige, was Sie machen sollen, ist das Serienmuster für die neue Aufgabe zu bestimmen – täglich, wöchentlich, monatlich, beim Windows-Start, bei der Benutzeranmeldung – und geben Sie den Tag der Woche und die Zeit des Startens der Aufgabe an. Im letzten Schritt des Prozesses der Aufgabeerstellung ist es erforderlich, den Benutzernamen und das Kennwort für den Benutzer einzugeben, im dessen Namen die Aufgabe gestartet wird. Wenn diese Phase abgeschlossen ist, erscheint die Aufgabe im Standard-Fenster Windows Scheduled Tasks (Geplante Windows-Aufgaben) (Start|All Programs|Accessories|System Tools|Scheduled Tasks) (Starten|Alle Programme| Systemprogramme|Geplante Aufgaben)und Sie können in der Zukunft diese Aufgaben jederzeit ändern.
• Archive mode: None (Ohne), Fastest (Am schnellsten), Normal (Normal), Max (Max)
• Diese Option gibt Ihnen die Möglichkeit, die Kompressionsstufe der Sicherungsdatei festzulegen. Je niedriger sie ist, desto schneller wird Ihr Computer Ihre Outlook-Daten sichern und diese in eine Sicherungsdatei speichern. Niedrige Kompression ist für sehr große Sicherungen empfohlen, die auf den relativ langsamen Computern oder in zeitkritischen Situationen ausgeführt werden. In allen anderen Fällen werden höhere Kompressionsstufen reduzierte Größe der resultierenden Sicherungsdatei als Folge haben und den Speicherplatz sparen.
• Split into volumes (In Volumes aufteilen), bytes
• Diese praktische Option gibt Ihnen die Möglichkeit, die Größe der Volumes zu wählen, in die Ihre Sicherungsdatei geteilt werden soll. Dieser Parameter hängt vom Typ des Mediums ab, auf dem die Sicherungsdatei wiederhergestellt wird. Das Dropdownfeld dieser Option enthält mehrere vordefinierte Werte – von 1.44 MB - Disketten bis 700 MB - CDs. Sie können die genaue Volumegröße in Bytes eingeben, falls erforderlich.
• Password-protected (Kennwortgeschützt)
• Outlook Backup Toolbox ermöglicht den Kennwortschutz Ihrer Sicherungsdateien und auch gibt die Möglichkeit, den Verschlüsselungsalgorithmus zu wählen, der benutzt werden soll: PkZip classic, AES128 oder AES256. Wenn der Kennwortschutz nicht erforderlich ist, lassen Sie einfach diese Option festgelegt auf No Encryption (Keine Verschlüsselung).

Das ist der letzte Schritt der Vorbereitung auf die Sicherung. Wenn Sie die Option Run Immediately (Sofort ausführen) ausgewählt haben, startet das Programm die Sicherung Ihrer Daten, sobald Sie die Schaltfläche Next (Weiter) klicken und Ihre Absicht fortzusetzten bestätigen. Aber wenn Sie beschlossen haben, dass der Outlook-Sicherungsprozess eine reguläre Prozedur sein soll, die zur Liste der geplanten Aufgaben hinzugefügt werden soll, dann öffnet die Schaltfläche Next (Weiter) das Dialogfeld New Task (Neue Aufgabe), das wir oben bereits beschrieben haben. Haben Sie die Konfiguration der Aufgabenparameter beendet und auf OK geklickt, zeigt das Programm den Bestätigungstext an, wenn die Aufgabe erfolgreich hinzugefügt wurde.

Schritt 4. Beenden Sie den Vorgang

Die Dauer dieses Prozesses hängt hauptsächlich von der Datenmenge ab, die in Ihren Outlook-Datendateien gespeichert ist, von der Geschwindigkeit Ihres Computers und von der Kompressionsstufe der Sicherungsdatei, die Sie auf der Einstellungsseite festgelegt haben. Wenn der Sicherungsprozess abgeschlossen ist, können Sie zurückgehen, indem Sie die Schaltfläche Back (Zurück) benutzen, um die Einstellungen zu ändern oder eine andere Sicherungsdatei zu wählen.

Einfache Wiederherstellung

Zwei Modi für Datenwiederherstellung sind im Programm verfügbar: Simple Restore (einfache Wiederherstellung) und Advanced Restore (erweiterte Wiederherstellung). Der Modus Simple Restore (einfache Wiederherstellung) ist der einfachste Weg zur Wiederherstellung von Ihren Outlook-Daten. Dieser Modus ist hauptsächlich für die Benutzer vorgesehen, die ein einziges Outlook-Profil haben, das zeitweise gesichert und wiederhergestellt wird (für die komplexere Outlook-Konfiguration empfehlen wir immer den Modus Advanced Restore (erweiterte Wiederherstellung) zu benutzen). Wählen Sie einfach die Sicherungsdatei, die benutzt werden soll indem Sie folgendes machen: geben Sie den Pfad und den Dateinamen im Feld File Name (Dateiname) ein oder benutzen Sie das Standard-Dialogfeld Save File (Datei speichern), um die nötige Sicherungsdatei auszuwählen. Nachher klicken Sie auf Next (Weiter) und antworten Sie Yes (Ja) im Bestätigungsdialog, um die Wiederherstellung Ihrer Daten zu starten.

Schritt 1. Wählen Sie die Backup-Kopie

Der Modus Advanced Restore (Erweiterte Wiederherstellung) gibt Ihnen mehr flexibilität beim definieren der Profile, Kontoeinstellungen und Outlook-Datendateien, die wiederhergestellt werden sollen. Der erste Schritt des Prozesses ist gleich wie im Modus Simple Restore (Einfache Wiederherstellung) – Sie wählen die Sicherungsdatei aus, die für die Wiederherstellung Ihrer Daten benutzt werden soll. Sie können das auf folgende Weisen machen: entweder geben Sie den vollständigen Pfad und den Namen der erforderlichen Sicherungsdatei im Feld File Name (Dateiname) ein, oder öffnen Sie das Standard-Dialogfeld Save File (Datei speichern), indem Sie auf das kleine Symbol auf der rechten Seite des Feldes klicken. Wenn die Sicherungsdatei gewählt ist, klicken Sie auf Next (Weiter).

Schritt 2. Wählen Sie die Daten, die Sie wiederherstellen möchten

Der zweite Bildschirm des Assistenten ermöglicht es Ihnen, die Profile, Kontoeinstellungen und Datendateien auszuwählen, die aus der Datei wiederhergestellt werden sollen. Einfach markieren Sie nötige Elemente oder heben Sie die Markierung auf und klicken. Wenn Sie alle Ihren Outlook-Daten wiederherstellen möchten, lassen Sie jedes Kästchen markiert und gehen Sie weiter zum nächsten Bildschirm, indem Sie auf die Schaltfläche Next (Weiter) klicken.

Schritt 3. Wählen Sie das Profil aus, für das die Informationen wiederhergestellt werden sollen

Der nächste und der letzte Schritt des Prozesses der Datenwiederherstellung ermöglicht es Ihnen, das Zielprofil auszuwählen, in dem Ihre Daten wiederhergestellt sein sollen. Zwei Optionen stehen hier zur Verfügung. Wenn Sie das Profil mit einem anderen Namen wiederherstellen möchten, geben Sie diesen Namen im Feld gegenüber dem Profil, das Sie wiederherstellen, bitte ein. Wenn Sie ein bestehendes Profil mit dem wiederhergestellten Profil ersetzen möchten, können Sie das Profil, das ersetzt werden soll, aus der Dropdown-Zielliste auswählen. Klicken Sie auf Next (Weiter), wenn diese Parameter konfiguriert worden sind. Nachher Sie Yes (Ja) im Bestätigungsdialog antworten, startet das Programm, Ihre Daten wiederherzustellen. Ähnlich wie im Fall mit dem Sicherungsprozess hängt die Geschwindigkeit der Datenwiederherstellung hauptsächlich von der Geschwindigkeit Ihres Computers und von der Menge der nicht entpackten Daten ab.

Manage profiles (Profile verwalten)

Außer der Sicherung und der Wiederherstellung der Daten, gibt Outlook Backup Toolbox die Möglichkeit, die Outlook-Profile zu verwalten ohne dabei das Programm zu verlassen. Klicken Sie auf Manage Profiles (Profile verwalten) auf einem beliebigen Programmbildschirm und das Profilverwaltungsfenster wird geöffnet. Hier können Sie die aktuelle Struktur Ihres Outlook-Profiles ansehen. Mit dem Profile-Manager können Sie bestehende Profile kopieren, umbenennen und löschen und auch neue Profile erstellen. Dieses praktische Feature spart Ihre Zeit, wenn es verschiedene Sicherungen ausführt, Duplikate von den Profilen erstellt und Daten in zusätzliche Outlook-Profile wiederherstellt.